Cách tự quản lý nhân viên giao hàng đạt chất lượng tốt nhất

Nhân viên vận chuyển là gì? Vị trí của nhân viên vận chuyển trong kinh doanh

Nhân viên vận chuyển, hay còn gọi là nhân viên giao hàng (shipper), là những người thực hiện nhiệm vụ vận chuyển hàng hóa. Họ có trách nhiệm giao nhận hàng hóa đúng hẹn và đảm bảo an toàn cho tất cả hàng hóa đến tay người tiêu dùng. Thay vì phải đến tận nơi mua hàng, khách hàng chỉ cần đặt hàng qua mạng, và nhân viên giao hàng sẽ mang sản phẩm đến địa chỉ yêu cầu.

Mặc dù công việc này có vẻ đơn giản, nhưng để thực hiện hiệu quả, nhân viên giao hàng phải đối mặt với nhiều thách thức. Việc đào tạo nhân viên giao hàng chuyên nghiệp là rất cần thiết để họ có thể giao hàng đúng hẹn và đảm bảo chất lượng hàng hóa. Nhân viên giao hàng đóng một vai trò không thể thiếu trong chuỗi dịch vụ kinh doanh, đặc biệt là trong lĩnh vực thương mại điện tử.
Cách tự quản lý nhân viên giao hàng đạt chất lượng tốt nhất

Tùy thuộc vào đặc điểm công việc, địa điểm và thời gian, chúng ta có thể phân loại nhân viên giao hàng thành các nhóm sau:

1. Nhóm shipper tự do: Đây là những người, thường là sinh viên, tận dụng thời gian rảnh để làm việc này kiếm thêm thu nhập. Họ không có giờ giấc cố định và không thuộc quản lý của bất kỳ công ty hay tổ chức nào. Những shipper này chỉ hoạt động khi có yêu cầu giao hàng từ khách, và tiền công sẽ được trả sau khi hoàn thành nhiệm vụ mà không có chế độ bảo hiểm hay quyền lợi lao động khác.

2. Shipper bán tự do: Nhóm này không thuộc công ty nào nhưng coi giao hàng là công việc chính của họ. Họ thường hoạt động chuyên nghiệp hơn và có giờ giấc ổn định hơn.

3. Shipper chuyên nghiệp: Đây là những nhân viên giao hàng làm việc cho các công ty, doanh nghiệp. Công việc của họ được sắp xếp theo sự chỉ đạo của nhân viên điều phối hàng. Nếu công ty sử dụng phần mềm quản lý shipper như Movecrop, họ sẽ được yêu cầu sử dụng smartphone để chỉ dẫn đường giao hàng.
   
   Cách tự quản lý nhân viên giao hàng đạt chất lượng tốt nhất
   

   Công việc của một nhân viên vận chuyển (giao hàng)

   Quy trình làm việc của một nhân viên giao hàng thường bao gồm:

• Nhận hàng từ các điểm giao hàng như xưởng sản xuất, kho hàng của các công ty vận chuyển hoặc các cửa hàng.
• Kiểm tra hàng hóa, hóa đơn, thông tin khách hàng và địa chỉ giao hàng.
• Chuyển hàng hóa đến tay khách hàng.
• Xác lập hóa đơn vận chuyển.
• Nhận tiền thanh toán và chuyển lại cho nơi giao hàng.

• Khó kiểm soát trạng thái giao hàng

• Không kiểm soát đơn hàng: Nhân viên giao hàng không chỉ thực hiện công việc bán hàng đơn thuần mà còn phải hoàn thành hàng loạt chỉ tiêu như doanh số, số lượng đơn hàng, tỷ lệ phủ hàng và chỉ tiêu trưng bày. Nếu không đạt yêu cầu, họ phải chịu trách nhiệm trước cửa hàng và công ty. Do đó, một số nhân viên có thể hợp tác với nhau để xé nhỏ đơn hàng lớn thành nhiều đơn hàng nhỏ nhằm tăng số lượng hóa đơn hoặc gộp nhiều đơn hàng lại để đạt mức khuyến mãi. Sự gian lận này khiến chủ cửa hàng khó kiểm soát số lượng hàng hóa một cách chính xác, vì họ không biết nhân viên giao hàng đã mang sản phẩm đi đâu và giao cho ai.
• Khó kiểm soát báo cáo giao hàng: Khi nhân viên bán hàng báo cáo với chủ cửa hàng và chủ cửa hàng xem lại báo cáo bán hàng hàng ngày, việc theo dõi và nắm bắt thông tin một cách chính xác trở nên khó khăn. Điều này có thể ảnh hưởng tiêu cực đến công tác quản lý và quá trình ra quyết định của chủ cửa hàng.

• Sai sót trong hoạt động của nhân viên giao hàng

• Do đặc thù công việc, nhân viên giao hàng thường làm việc bên ngoài, không có mặt tại cửa hàng. Cuối ngày, họ báo cáo công việc và nộp tiền cho kế toán. Việc này làm cho quá trình quản lý trở nên khó khăn, vì chủ cửa hàng không thể theo dõi vị trí và công việc của nhân viên giao hàng. Điều này có thể dẫn đến nhiều vấn đề, ảnh hưởng đến hoạt động chung của cửa hàng.
• Nhân viên báo cáo sai: Có thể dẫn đến thông tin không chính xác trong báo cáo.
• Thu thêm tiền của khách: Một số nhân viên có thể thu thêm tiền của khách mà không thông báo.
• Nhân viên giao hàng chậm: Do phải chờ đơn hàng hoặc ghép đơn, dẫn đến việc giao hàng không đúng thời gian dự kiến 

1. Quản lý đội ngũ nhân viên vận chuyển (giao hàng) thuê ngoài

   Đối với đội ngũ shipper thuê ngoài, bạn có thể áp dụng một số biện pháp sau:

2. Ứng tiền nhận hàng: Đây là giải pháp cần thiết, bởi đã có nhiều trường hợp nhân viên giao hàng đánh cắp hoặc tráo đổi hàng hóa, ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp. Đối với các đơn hàng vận chuyển nội thành, cửa hàng nên yêu cầu shipper đặt cọc tiền khi nhận hàng. Phương pháp này không chỉ nâng cao trách nhiệm của nhân viên mà còn giảm thiểu tình trạng không trả tiền cho cửa hàng.

3. Thường xuyên kiểm tra công việc giao hàng: Để đảm bảo tiến độ và độ chính xác trong công tác giao hàng, bạn cần thường xuyên theo dõi. Sử dụng công nghệ sẽ giúp quản lý dễ dàng hơn. Phần mềm quản lý có thể cập nhật thông tin đơn hàng, vị trí và lộ trình di chuyển của shipper, giúp bạn theo dõi quá trình giao hàng một cách hiệu quả.

4. Lập bảng, sổ theo dõi giao hàng, thu chi: Một cách quản lý hiệu quả khác là theo dõi thông tin đơn hàng và thu chi thông qua bảng. Bạn cần tổng hợp thông tin về mã vận đơn, tiền hàng, tiền thu hộ và phí giao hàng. Những dữ liệu này sẽ giúp bạn kiểm soát hoạt động giao hàng một cách tốt nhất.

5. Cách quản lý nhân viên giao hàng thuộc công ty

6. Xây dựng quy trình báo cáo giao hàng: Chủ cửa hàng nên quản lý nhân viên giao hàng thông qua báo cáo hoạt động và tiến độ công việc. Quy trình báo cáo khoa học sẽ giúp theo dõi và nắm bắt thông tin về hoạt động giao hàng, đồng thời hạn chế sai sót và nâng cao tính chính xác.

7. Phần mềm quản lý không chỉ giúp bạn theo dõi thời gian làm việc của nhân viên mà còn tiết kiệm thời gian, chi phí và công sức cho nhân viên cửa hàng.

   Quản lý nhân viên vận chuyển là công việc khó khăn và phức tạp đối với các chủ doanh nghiệp do tính chất đặc thù của hoạt động giao hàng. Hy vọng những chia sẻ trên sẽ giúp bạn cải thiện việc quản lý nhân viên giao hàng và đạt hiệu quả cao trong kinh doanh.

8. Định mức (KPI) cho nhân viên giao hàng: Để quản lý hiệu quả, chủ cửa hàng cần đặt ra KPI cụ thể cho nhân viên. KPI giúp nhân viên hiểu rõ nhiệm vụ và hoàn thành công việc, đồng thời hỗ trợ chủ cửa hàng đánh giá hiệu quả một cách chính xác và khách quan.

9. Cách quản lý nhân viên vận chuyển (giao hàng) bằng phần mềm quản lý:

   • Tự động cập nhật trạng thái đơn hàng: Phần mềm cho phép chủ cửa hàng xem chi tiết và trạng thái từng đơn hàng như số lượng, giá tiền và tình trạng hàng hóa. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, vì bạn có thể cập nhật thông tin mà không cần liên hệ trực tiếp với đối tác vận chuyển.

   • Tự động thống kê phí giao hàng, phí COD: Hệ thống sẽ tính toán chính xác số tiền cần thu hộ và tổng phí giao hàng, giúp việc thu tiền trở nên đơn giản và hạn chế tình trạng thất thoát tiền.

   • Kết nối tự động với các đối tác vận chuyển: Phần mềm cho phép cửa hàng kết nối với các đơn vị giao hàng bên ngoài. Khi đơn hàng được xác nhận và chọn đơn vị vận chuyển, thông tin sẽ nhanh chóng được chuyển giao, tạo ra quy trình giao hàng khoa học.